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Facturación electrónica
Emitir una factura electrónica no es «mandar un PDF por correo». Hay un archivo con un formato concreto, una firma digital, un envío a la DIAN y una entrega al comprador. Esto es lo que ocurre en cada paso, y qué parte hace la plataforma.
Lo que viaja a la DIAN es un archivo XML en formato UBL 2.1, un estándar internacional donde cada dato tiene su sitio exacto: el NIT del emisor, el del comprador, cada línea de producto, cada impuesto. El PDF que usted y su cliente ven después es la representación gráfica de ese XML, no el documento en sí.
Esto explica por qué un dato mal puesto se convierte en un rechazo: el XML tiene que cuadrar con lo que la DIAN espera, campo por campo.
El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) se calcula combinando datos concretos del documento —entre ellos el número, la fecha, los valores y los NIT— y pasándolos por una función criptográfica. El resultado es una cadena que identifica esa factura y ninguna otra.
Su utilidad práctica: si alguien altera un solo peso del documento, el CUFE deja de cuadrar. Es lo que permite a cualquiera verificar que una factura es legítima.
El XML se firma con el certificado digital de su empresa. Esa firma es lo que acredita ante la DIAN que el documento lo emitió usted y que nadie lo tocó después. El certificado caduca, y cuando caduca la empresa deja de poder facturar —por eso CUMPLI avisa antes de que ocurra, en lugar de dejar que lo descubra un lunes por la mañana.
El documento firmado se transmite a los servicios de la DIAN, que responde aceptando o rechazando. Un rechazo no es una catástrofe: es información. El problema es que la DIAN lo explica en su propio lenguaje técnico, y ahí es donde una pyme se queda mirando la pantalla sin saber qué arreglar.
En CUMPLI cada documento muestra su historia completa en lenguaje entendible: qué se envió, qué contestó la DIAN y qué hay que corregir.
Entregar el documento a quien le compra no es una cortesía comercial: es un requisito. La sección 9.1 del Anexo Técnico 1.9 de la DIAN establece que el comprador debe recibir el XML firmado junto con su representación gráfica en PDF.
CUMPLI lo envía automáticamente en cuanto la DIAN acepta el documento, y deja registrado si la entrega llegó o falló.
Una factura electrónica aceptada por la DIAN no se edita ni se borra. El único mecanismo legal para corregirla es emitir una nota crédito o una nota débito que la referencie.
Es el punto que más sorprende a quien viene de facturar en papel o en Excel, y por eso una plataforma que no maneje bien las notas se queda corta enseguida.
Hay dos formas de facturar electrónicamente en Colombia, y no son lo mismo:
CUMPLI trabaja en la segunda modalidad. Su empresa factura bajo su propio NIT, con su propio certificado y su propia resolución de numeración. La plataforma es la herramienta, no el intermediario que figura ante la DIAN.
Antes de emitir, la DIAN autoriza a su empresa un rango de numeración con una vigencia. Cuando se agota el rango o vence la vigencia, la empresa no puede seguir facturando hasta renovar.
Es una de las formas más comunes de quedarse parado a fin de mes, y es evitable: CUMPLI avisa antes de que el rango se agote o la resolución venza.
El primer paso real no es contratar software: es habilitarse ante la DIAN. Escríbanos y le decimos qué necesita su empresa concretamente y qué pasos tiene por delante.
Cuéntenos de su empresa y le explicamos qué necesita para empezar a facturar electrónicamente y cuánto toma la habilitación ante la DIAN.
soporte@cumpli.coo al +57 317 446 8034
CUMPLI