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Habilitación
Antes de emitir su primera factura electrónica hay un trámite, y es donde más empresas se atascan. Estos son los seis pasos tal como son, no como deberían ser.
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Hay que inscribir la responsabilidad 52 — Facturador electrónico en el RUT, por el MUISCA. Mientras esa responsabilidad no figure, ninguno de los pasos siguientes se puede hacer.
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En el portal se declara el modo de operación. Si va a facturar con software propio, se elige esa opción. La DIAN le entrega un Software ID, usted define un PIN y se obtiene el identificador del set de pruebas.
3
Lo emite una entidad de certificación autorizada —Andes SCD, GSE o Certicámara, entre otras— y ronda los $150.000 a $300.000 COP al año. Muchos proveedores lo dejan fuera de su precio de lista. En CUMPLI va incluido.
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Es el examen: emitir un conjunto de documentos —facturas, notas crédito y notas débito— y conseguir que la DIAN los acepte. Es el paso largo, y tiene su propia sección más abajo.
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La DIAN le autoriza un rango de números con una vigencia. Del documento hay que guardar cinco datos: número de autorización, prefijo, rango, vigencia y la clave técnica. Esa clave técnica es fácil de pasar por alto y sin ella no se puede emitir.
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Superado el examen, el registro del paso 2 se repite en producción. Hasta ese momento todo ocurrió en el ambiente de habilitación, donde los documentos no tienen validez fiscal.
Es el paso que decide cuánto tarda todo el proceso. Un examen: la DIAN le exige emitir un conjunto de documentos y aceptarlos uno a uno.
Verá circular números concretos de cuántos documentos pide el set. El problema es que la cantidad depende de su modo de operación: no es la misma para quien factura con software propio que para quien usa el facturador gratuito de la DIAN.
La cifra buena está en su portal de habilitación, en el apartado «Total de documentos requeridos», con el desglose por tipo de documento. Ese es el número que vale; cualquier otro es el de otra empresa.
Es la sorpresa más común. No basta con emitir facturas: hay que emitir también notas y conseguir que las acepten. Si la herramienta que eligió no maneja notas, se entera aquí, en mitad del examen.
La DIAN solo cuenta los documentos aceptados. Un documento rechazado se corrige y se vuelve a enviar, y no consume cupo del set. Los rechazos del examen son información, no faltas.
Con una condición práctica que cuesta descubrir: el reenvío tiene que ir con la fecha del día actual. Un documento preparado ayer y enviado hoy no sirve. Si empieza el examen por la noche y lo retoma al día siguiente, lo que corresponde es emitir documentos nuevos.
No llega ningún correo ni respuesta automática diciendo que superó el examen. La aprobación la declara el portal de habilitación de su NIT, y hay que entrar a mirarla.
Tiene consecuencia práctica: una vez aprobado, el set queda cerrado. Si sigue mandando documentos contra él, la DIAN responde que ya está aceptado y no los procesa. Quien no sepa que aprobó puede pasarse días enviando documentos a una puerta cerrada.
Todo el examen ocurre en el ambiente de habilitación, donde los documentos no tienen validez fiscal. Solo después de superarlo y de repetir el registro en producción empiezan a valer sus facturas. Conviene tenerlo claro para no dar por facturado lo que aún era un ensayo.
Los pasos 1, 2, 5 y 6 son trámites suyos ante la DIAN: nadie puede hacerlos en su nombre, porque su empresa se habilita bajo su propio NIT. Lo que hacemos es acompañarlos —qué pedir, dónde, y qué dato guardar de cada respuesta—.
Los pasos 3 y 4 sí los resolvemos: el certificado va incluido en el plan, y el set de pruebas se emite desde la plataforma, con un contador que cuenta documentos aceptados y no presentados, para que no crea que terminó cuando le faltan.
A los primeros clientes los acompañamos personalmente los socios, uno a uno.
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Cuéntenos de su empresa y le explicamos qué necesita para empezar a facturar electrónicamente y cuánto toma la habilitación ante la DIAN.
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