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Documento soporte
Cuando le compra a alguien que no está obligado a facturar, la factura no llega: el documento lo genera usted. Sin él, esa compra no le sirve como costo, deducción ni impuesto descontable. Esto es lo que hay que saber, y cómo se hace en CUMPLI.
El documento electrónico con el que el comprador soporta una compra a un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta ni documento equivalente. Se genera, se firma y se transmite a la DIAN, que lo valida. Lo reglamenta la Resolución 000167 de 2021.
Cuando su proveedor no factura: el taller satélite o el trabajador independiente que no está obligado a hacerlo, o el proveedor del exterior que le presta un servicio y no factura ante la DIAN.
Es la prueba de la compra. Sin él, la compra no se puede tomar como costo o deducción en renta ni como IVA descontable, porque así lo exige el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
Tener la facturación electrónica habilitada no incluye el documento soporte. Se habilita por separado en el portal de la DIAN, tiene su propio set de pruebas y necesita su propia resolución de numeración. El error más fácil de cometer es presentar las pruebas con el identificador del set de la factura: la DIAN no las cuenta.
En la factura, usted es quien vende. Aquí los papeles se invierten: el proveedor figura como vendedor y su empresa como compradora, pero quien numera, firma con su certificado digital y transmite es usted. El proveedor no tiene que hacer nada.
Si el proveedor reside en Colombia, el anexo técnico de la DIAN solo admite identificarlo con su NIT. Tener a mano su RUT —nombre, dirección y municipio— evita rechazos. Al proveedor del exterior se le identifica con el documento de su país: pasaporte, documento de identificación extranjero o el número fiscal que use allá.
Puede generar un documento por cada operación o, si le compra seguido al mismo proveedor, uno que acumule las compras de la semana (Resolución 000167 de 2021, artículos 2 y 10). Dentro del documento, cada compra conserva su propia fecha.
El documento soporte solo admite IVA, retención de IVA y retención en la fuente a título de renta. No lleva impuesto nacional al consumo. Las retenciones quedan informadas en el documento, pero no cambian su valor total.
Un documento soporte transmitido no se edita ni se borra. Se corrige con la nota de ajuste, que tiene cinco conceptos: devolución parcial, anulación, rebaja o descuento, ajuste de precio y otros. A diferencia del documento soporte, la nota de ajuste no necesita resolución: su numeración la lleva usted (Resolución 000167 de 2021, artículo 5).
Cada documento recibe respuesta: validado o rechazado. Un documento rechazado no le sirve de soporte; hay que corregir el dato que indica la DIAN y volver a enviarlo.
En la misma plataforma donde factura, con el mismo certificado digital —que va incluido en el plan—:
Y lo acompañamos en la habilitación del documento soporte igual que en la de la factura: qué pedir en el portal, dónde, y qué dato guardar de cada respuesta.
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No. El documento soporte se habilita aparte ante la DIAN, con su propio set de pruebas y su propia resolución de numeración. Estar habilitado para facturar no lo incluye.
La compra queda sin el soporte que exige el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, y sin él no se puede tomar como costo o deducción en renta ni como impuesto descontable.
Sí. El documento soporte distingue entre proveedor residente y no residente en Colombia. Al del exterior se le identifica con el documento de su país, sin dígito de verificación.
No necesariamente. Puede generar uno por cada operación o, si le compra seguido al mismo proveedor, uno que acumule las compras de la semana, como permite la Resolución 000167 de 2021.
Con una nota de ajuste con el concepto de anulación. Un documento soporte ya transmitido no se edita ni se borra: se corrige o se anula con la nota que lo referencia.
Cómo aplica cada norma a su caso concreto lo define su contador. Si tiene dudas, escríbanos y lo revisamos juntos.
Cuéntenos de su empresa y le explicamos qué necesita para empezar a facturar electrónicamente y cuánto toma la habilitación ante la DIAN. Le respondemos por WhatsApp.
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